УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров ПАРТАД
(протокол №03/2016 от 01 марта 2016 года)
СОГЛАСОВАНО
Банком России
10 марта 2016 года п/у
Порядок проведения проверок соблюдения членами Профессиональной Ассоциации Регистраторов, Трансфер-Агентов и Депозитариев требований законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Профессиональной Ассоциации Регистраторов, Трансфер-Агентов и Депозитариев
1. Общие положения
1.1. Настоящий внутренний стандарт определяет порядок проведения Профессиональной Ассоциацией Регистраторов, Трансфер-Агентов и Депозитариев (далее – Организация) проверок соблюдения её членами требований законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Организации. Настоящий стандарт разработан в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 года №223-ФЗ «О саморегулируемых организациях в сфере финансового рынка и о внесении изменений в статьи 2 и 6 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами, Уставом и внутренними документами Организации.
1.2. Под базовыми стандартами в настоящем внутреннем стандарте понимаются утвержденные Банком России базовые стандарты, устанавливающие требования к членам Организации.
1.3. Под внутренними стандартами в настоящем внутреннем стандарте понимаются утвержденные Организацией внутренние стандарты, устанавливающие требования к членам Организации.
1.4. Под иными внутренними документами Организации в настоящем внутреннем стандарте понимаются иные, за исключением внутренних стандартов, утвержденные Организацией внутренние документы, устанавливающие требования к членам Организации.
1.5. Под членами Организации в настоящем внутреннем стандарте понимаются члены Организации и ассоциированные члены Организации, если прямо не указано иное.
2. Предмет, виды и основания проведения проверок
2.1. Предметом проверки деятельности членов Организации, не являющихся ассоциированными, является соблюдение ими требований федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных актов Банка России, регулирующих деятельность в сфере финансового рынка, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Организации.
Предметом проверки деятельности ассоциированных членов Организации является соблюдение ими внутренних стандартов, обязательных для соответствующего ассоциированного члена Организации и иных внутренних документов Организации.
2.2. Проверки осуществляются инспекционной группой, состоящей из сотрудников Управления контроля Организации, назначенных для проведения проверки приказом Председателя Правления Организации или замещающего его лица. При необходимости в состав инспекционной группы могут быть включены сотрудники иных подразделений Организации.
2.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. В зависимости от способа проведения проверки могут быть камеральными и выездными. В зависимости от цели проведения и объема изучаемой информации проверки могут быть комплексными (проверки, затрагивающие все аспекты деятельности члена Организации в сфере финансового рынка) и тематическими (затрагивающие отдельные конкретные аспекты деятельности члена Организации в сфере финансового рынка).
2.4. Плановая проверка проводится не реже одного раза в пять лет и не чаще одного раза в год. Периодичность проведения плановых проверок деятельности членов Организации определяется с учетом их системной и (или) социальной значимости.
Проведение плановых проверок осуществляется в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным Советом директоров Организации.
Графики проведения проверок составляются по результатам мониторинга и анализа деятельности членов Организации, отчетности членов Организации и иной имеющейся в Организации информации.
Графики проверок членов Организации являются документами, содержащими служебные сведения ограниченного распространения.
2.5. Основаниями для проведения внеплановых проверок могут являться:
2.6. Указанные в пункте 2.5 настоящего внутреннего стандарта основания для проведения внеплановых проверок могут также являться основаниями для включения члена Организации в график плановых проверок.
3. Порядок подготовки к проведению проверки
3.1. Плановая проверка проводится в соответствии с графиком проведения проверок на основании приказа Председателя Правления Организации (замещающего его лица).
3.2. Внеплановые проверки проводятся при наличии любого из оснований, указанных в пункте 2.5. настоящего внутреннего стандарта, на основании приказа Председателя Правления Организации (замещающего его лица).
Внеплановая проверка может быть как выездная, так и камеральная.
3.3. Приказ о проведении проверки определяет предмет проверки, тип проверки (плановая или внеплановая), способ проведения проверки (выездная или камеральная), срок проведения проверки, проверяемый период, состав инспекционной группы с указанием ее руководителя.
3.4. Плановая проверка проводится за период деятельности члена организации, не подлежавший проверке при предыдущих плановых проверках, но не превышающий 2 лет деятельности члена Организации, непосредственно предшествовавших году проведения проверки (проверяемый период).
3.5. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала проверки руководитель инспекционной группы обязан уведомить проверяемого члена Организации о проведении проверки путем направления копии уведомления по электронной почте или по факсимильной связи.
Внеплановые проверки могут осуществляться с предварительным уведомлением проверяемого члена Организации за 3 рабочих дня до предполагаемой даты начала проведения проверки или без предварительного уведомления.
3.6. Уведомление о проведении проверки должно быть подписано Руководителем Управления контроля Организации или замещающим его лицом.
В уведомлении указывается предмет проверки, тип проводимой проверки (плановая или внеплановая) и способ проведения проверки (выездная или камеральная), срок проведения проверки, проверяемый период.
3.7. В случае проведения выездной проверки оригинал уведомления о проведении проверки с приложением копии приказа Председателя Правления Организации (замещающего его лица) о проведении проверки вручается руководителю (ответственному сотруднику) проверяемого члена Организации в первый день проведения проверки. При проведении камеральной проверки оригинал уведомления с приложением копии приказа Председателя Правления Организации (замещающего его лица) о проведении проверки направляется проверяемому члену Организации средствами почтовой связи, заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, позволяющим удостовериться в получении членом Организации уведомления.
3.8. Выездные проверки проводятся по месту нахождения члена Организации или месту нахождения обособленного структурного подразделения члена Организации, осуществляющего деятельность в сфере финансового рынка, в рабочее время в соответствии с внутренним распорядком работы проверяемого члена Организации. Точное время начала проверки указывается в уведомлении о проведении проверки.
3.9. Камеральные проверки проводятся по месту нахождения Организации или в ином месте на основе документов, предоставляемых по запросу Организации проверяемым членом Организации, а также имеющихся в Организации документов и информации.
3.10. При наличии у проверяемого члена Организации филиалов, осуществляющих деятельность в сфере финансового рынка, необходимость их проверки устанавливается в приказе Председателя Правления Организации или замещающего его лица о проведении проверки.
3.11. Общий срок проведения проверки со дня начала проверки, указанного в приказе о проведении проверки, не может превышать 60 дней, если иное не установлено настоящим внутренним стандартом. В этот срок не включается период времени, на который проверка приостанавливается. В случае необходимости по представлению руководителя инспекционной группы срок проведения проверки может быть продлен приказом Председателя Правления Организации или замещающего его лица, но не более чем на 30 дней.
3.12. Срок проведения камеральной тематической проверки устанавливается в зависимости от объема запрашиваемой информации и не может превышать 30 дней.
В этот срок не включается период времени, на который проверка приостанавливается. В случае необходимости по представлению руководителя инспекционной группы срок проведения камеральной тематической проверки может быть продлен приказом Председателя Правления Организации или замещающего его лица, но не более чем на 15 дней.
3.13. Проведение проверки может быть приостановлено на срок не более, чем на 30 дней приказом Председателя Правления Организации или замещающего его лица по представлению руководителя инспекционной группы в следующих случаях:
3.14. Проверка может быть прекращена в любой момент её проведения приказом Председателя Правления Организации или замещающего его лица в следующих случаях:
4. Права и обязанности членов инспекционной группы, руководителя инспекционной группы
4.1. Руководитель инспекционной группы:
осуществляет руководство инспекционной группой;
организует подготовку к проверке;
распределяет обязанности между членами инспекционной группы;
устанавливает порядок работы инспекционной группы;
дает членам инспекционной группы указания, обязательные для исполнения;
взаимодействует с должностными лицами проверяемого члена Организации.
4.2. Руководитель инспекционной группы обязан ознакомить уполномоченное лицо проверяемого члена Организации с правами и обязанностями членов инспекционной группы и уполномоченного лица при проведении проверки.
4.3. В целях проведения проверки члены инспекционной группы имеют право:
4.3.1. Посещать территорию, административные здания и служебные помещения члена Организации в соответствии с установленным режимом допуска на соответствующую территорию, в здания и помещения;
4.3.2. Вносить, выносить и использовать собственные организационно-технические средства, в том числе компьютеры, калькуляторы, телефоны;
4.3.3. Требовать от проверяемого члена Организации и его должностных лиц выполнения их обязанностей, определенных внутренним стандартом и иными внутренними документами Организации;
4.3.4. Требовать от проверяемого члена Организации и его должностных лиц предоставления в полном объеме документов, как на бумажных, так и на электронных носителях, письменных объяснений и/или информации (в том числе, в письменном виде), за исключением документов, предоставление которых запрещено законодательством Российской Федерации, о его деятельности в сфере финансового рынка, и, после надлежащего их оформления, приобщать их (или их копии) к материалам проверки;
4.3.5. Получать доступ к информационным ресурсам автоматизированных систем, используемых в деятельности члена Организации, в режиме «только для чтения», документации на используемые автоматизированные системы, а также письменные и устные разъяснения по вопросам, связанным с их разработкой, внедрением, стандартизацией и эксплуатацией;
4.3.6. Получать необходимую для проведения проверки информацию от третьих лиц;
4.3.7. Требовать и получать устные разъяснения от должностных лиц и сотрудников члена Организации по существу проверяемых вопросов, разъяснив при этом их права и обязанности;
4.3.8. Составить и приложить к любому документу, составленному по итогам проверки, особое мнение по изложенным в этом документе вопросам.
4.4. При осуществлении проверки члены инспекционной группы обязаны:
4.4.1. Соблюдать требования законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних документов Организации;
4.4.2. Соблюдать установленный режим работы и условия нормального функционирования проверяемого члена Организации;
4.4.3. Обеспечить сохранность и возврат полученных оригиналов документов;
4.4.4. Обеспечить конфиденциальность ставших известными в связи с проведением проверки сведений, связанных с деятельностью члена Организации, составляющих служебную, банковскую, налоговую, коммерческую тайну или тайну связи, либо по иным основаниям отнесенных к конфиденциальной информации.
4.5. Члены инспекционной группы и иные должностные лица Организации, подписавшие (утвердившие) акт и иные итоговые документы проверки, несут ответственность за содержание указанных документов в соответствии со своими должностными инструкциями и внутренними документами Организации.
4.6. Положения акта проверки считаются достоверными, пока не доказано иное.
5. Права и обязанности проверяемого члена Организации
5.1. Руководитель, иные должностные лица, а также сотрудники проверяемого члена Организации, ответственные за взаимодействие с инспекционной группой на основании приказа руководителя члена Организации или иного внутреннего документа члена Организации (далее – уполномоченные лица члена Организации), имеют право:
5.1.1. Знакомиться со своими правами и обязанностями, установленными настоящим внутренним стандартом;
5.1.2. Получать от инспекционной группы в ходе проверки любую информацию о требованиях и правилах, касающихся проведения проверки, правах и обязанностях проверяемого члена Организации и инспекционной группы;
5.1.3. Получать разъяснения в отношении нарушений, выявляемых в ходе проверки;
5.1.4. Подать возражения на акт по итогам проверки в Организацию в случае несогласия с выводами инспекционной группы, изложенными в акте, не позднее 14 дней с момента получения акта.
5.2. При проведении проверки уполномоченные лица члена Организации обязаны содействовать проведению проверки, в том числе:
5.2.1. Организовать по требованию руководителя инспекционной группы встречу с руководителем, главным бухгалтером, контролером, руководителями подразделений (лицами, исполняющими их обязанности) и иными сотрудниками члена Организации в должностные обязанности которых входят вопросы, имеющие отношение к предмету проводимой проверки;
5.2.2. На срок проведения проверки, при наличии возможности, предоставить инспекционной группе отдельное изолированное служебное помещение, обеспечивающее сохранность документов, оборудованное необходимой мебелью, компьютерами (с программным обеспечением, согласованным с руководителем инспекционной группы), организационно-техническими средствами, в том числе средствами связи;
5.2.3. Предоставлять по письменному требованию членов инспекционной группы в установленные ими сроки необходимые документы, в том числе внутренние документы члена Организации, документы внутреннего учета, документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;
5.2.4. Предоставлять по письменному требованию членов инспекционной группы в установленные ими сроки справки и письменные объяснения, копии документов (в том числе в электронном виде) в запрашиваемом формате либо с приложением комплекса программного обеспечения для работы с указанными документами в режиме «только для чтения», при этом письменные копии документов на бумажных носителях должны быть сшиты, пронумерованы, подписаны уполномоченным лицом и заверены печатью организации.
Указанные в пунктах 5.2.3 и 5.2.4 документы, справки и письменные объяснения не предоставляются в части содержащейся в них конфиденциальной информации, предоставление которой запрещено законодательством Российской Федерации, в том числе информации, составляющей государственную или налоговую тайну;
5.2.5. Давать устные разъяснения.
5.3. Если по требованию члена инспекционной группы документы (их копии) не могут быть предоставлены в установленный им срок либо отсутствуют, уполномоченное лицо члена Организации должно до истечения такого срока предоставить руководителю группы инспекторов письменное мотивированное объяснение о причинах неисполнения требования.
5.4. В случаях оказания противодействия проверке, в том числе:
- отказа от допуска инспекционной группы в целом или отдельных её членов в здание проверяемого члена Организации в срок, указанный в уведомлении о проведении проверки, и/или в дальнейшем, в ходе проведения проверки;
- воспрепятствование встречам членов инспекционной группы с должностными лицами и/или сотрудниками проверяемого члена Организации;
- предоставления инспекционной группе фальсифицированных документов;
- предоставление заведомо ложной информации или умышленное введение членов инспекционной группы в заблуждение относительно запрашиваемой информации;
- неисполнения уполномоченным лицом организации иных предусмотренных в пунктах 5.2. – 5.3. настоящего внутреннего стандарта обязанностей;
руководителем инспекционной группы в день оказания противодействия проверке составляется акт по факту противодействия проверке.
5.5. Акт по факту противодействия проверке составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем группы инспекторов и не менее чем одним инспектором.
Второй экземпляр акта вручается (направляется) уполномоченному лицу члена Организации. В случае вручения в первом экземпляре акта производится запись с указанием даты вручения, должности, фамилии, имени, отчества и подписи уполномоченного лица члена Организации. При отказе уполномоченного лица члена Организации получить акт по факту противодействия проверке руководителем группы инспекторов в акте производится соответствующая запись.
6. Оформление результатов проверки
6.1. По результатам проверки инспекционной группой составляется акт по итогам проверки.
6.2. Акт по итогам проверки состоит из вводной и основной части.
Вводная часть акта включает:
основание проверки;
предмет проверки;
тип и способ проведения проверки;
срок проведения проверки;
проверенный период деятельности члена Организации;
состав инспекционной группы с указанием руководителя инспекционной группы;
справочные данные о члене Организации (наименование, место нахождения, ОГРН, ИНН, номера лицензий, фамилия, имя и отчество единоличного исполнительного органа члена Организации).
Основная часть Акта включает:
изложение всех выявленных при проверке нарушений организацией требований федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных актов Банка России, регулирующих деятельность в сфере финансового рынка, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Организации, с краткой ссылкой на установленные доказательства (документы) их совершения и ссылками на нарушенные требования федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных актов Банка России, регулирующих деятельность в сфере финансового рынка, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Организации.
Акт может содержать и иную дополнительную информацию.
Выявленные факты однородных нарушений могут группироваться в ведомости, таблицы, другие справочные материалы, которые прилагаются к акту проверки.
6.3. Акт по итогам проверки составляется инспекционной группой в письменном виде не позднее 15 дней с момента окончания проверки. Проверка члена Организации может быть завершена раньше срока, установленного настоящим внутренним стандартом.
6.4. Акт по итогам проверки оформляется в двух экземплярах, подписывается всеми членами инспекционной группы, утверждается Руководителем Управления контроля Организации или замещающим его лицом.
Один экземпляр акта остается в Организацию, второй экземпляр акта в течение 2 рабочих дней с момента составления направляется проверенному члену Организации заказным письмом с уведомлением или вручается его руководителю (уполномоченному лицу члена Организации).
Акт по итогам проверки относится к документам, содержащим служебные сведения ограниченного распространения.
6.5. Любое лицо из лиц, которые в соответствии с настоящим внутренним стандартом должны подписывать акт по итогам проверки, в случае несогласия с каким-либо положением указанного акта или акта в целом, имеют право, подписав акт, приложить к нему документ, содержащий его особое мнение относительно вопросов, изложенных в акте. Указанный документ не подлежит передаче проверяемому члену Организации вместе с экземпляром акта.
6.6. В случае выявления в ходе проведения проверки нарушений требований федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных актов Банка России, регулирующих деятельность в сфере финансового рынка, базовых стандартов, внутренних стандартов и иных внутренних документов Организации, на основании акта по итогам проверки материалы проверки передаются в Дисциплинарный комитет Организации (за исключением случаев проведения внеплановой проверки по поручению Комитета финансового надзора Банка России). Материалы внеплановой проверки, проведенной по поручению Комитета финансового надзора Банка России, передаются Организацией в Банк России не позднее пяти рабочих дней, следующих за днем завершения проверки.
6.7. В случае несогласия проверенного члена Организации с какими-либо положениями акта по итогам проверки, с актом в целом, он имеет право в сроки, предусмотренные пунктом 5.1.4 настоящего внутреннего стандарта, направить в Дисциплинарный комитет Организации соответствующие возражения на акт. Возражения составляются в письменном виде и подписываются руководителем члена Организации.
В возражениях на акт должны быть приведены аргументы против оспариваемых пунктов акта по итогам проверки. В случае необходимости, к возражениям должны быть приложены документы, подтверждающие позицию проверенного члена Организации.
6.8. По итогам исполнения требования Дисциплинарного комитета об устранении нарушений и устранения нарушений проверенным членом Организации составляется отчет, который представляется в Организацию. Отчет рассматривается Управлением контроля Организации.
6.9. По факту неисполнения, исполнения не в полном объеме или несвоевременного исполнения требования об устранении нарушений составляется акт, который подписывается членами инспекционной группы, Руководителем Управления контроля Организации.
6.10. Акт по факту неисполнения, исполнения не в полном объеме или несвоевременного исполнения требования об устранении нарушений должен быть передан в Дисциплинарный комитет Организации.
7. Ответственность проверяемого члена Организации
7.1. Член Организации несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность предоставляемых инспекционной группе документов и информации в соответствии с Дисциплинарным кодексом Организации.
8. Раскрытие информации о факте проведения и результатах проверки
8.1. Организация размещает информацию о датах и результатах проведенных Организацией проверок деятельности ее членов на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», расположенном по адресу: www.partad.ru.
8.2. Информация, указанная в п. 8.1 настоящего внутреннего стандарта, раскрывается с учетом требований федеральных законов, предъявляемых к защите информации (в том числе персональных данных), а также с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2010 года № 224-ФЗ «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынков и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
8.3. Информация, подлежащая раскрытию на сайте Организации в соответствии с п.8.1 настоящего внутреннего стандарта, может содержать сведения о наименовании проверенного члена Организации, сроке проведения проверки, периоде деятельности, за который проводилась проверка, обнаружении или не обнаружении нарушений, предъявлении проверенному члену Организации требования об устранении нарушений, итогах рассмотрения дела Дисциплинарным комитетом Организации, а также иные сведения.
8.4. Графики проведения проверок членов Организации, отчеты о проведенных проверках, акты по итогам проведенных проверок, требования об устранении нарушений и иные документы, связанные с проведением проверок, хранятся в Организации как документы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, и не подлежат использованию и/или разглашению без согласия проверенного члена Организации любым третьим лицам, иначе как в порядке раскрытия информации, описанном выше, и за исключением случаев предоставления информации по требованию органов государственной власти или Банка России в рамках их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации.
8.5. Организация в установленном Банком России порядке информирует Банк России о выявленных нарушениях членом Организации законодательства Российской Федерации, базовых стандартов, внутренних стандартов Организации и иных внутренних документов Организации и одновременно представляет в Банк России свое мотивированное мнение о выявленном нарушении.
9. Хранение документов проверок и предоставление их по запросу
9.1. Хранение документов проверок осуществляется в соответствии с внутренними документами Организации и законодательством Российской Федерации. Хранение материалов проверки обеспечивается Управлением контроля Организации в течение сроков, установленных внутренними документами Организации.
9.2. По истечении установленных сроков хранения документы проверки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Решением Правления Организации назначается ответственный за исполнение данного требования и документальное оформление его исполнения.
9.3. В случае если иная саморегулируемая организация в сфере финансового рынка запрашивает у Организации документы и (или) информацию, касающиеся деятельности финансовой организации, которая является кандидатом в члены вышеуказанной саморегулируемой организации, а ранее являлась членом Организации, включая акты проверок ее деятельности, Организация в течение тридцати дней со дня поступления запроса представляет указанной саморегулируемой организации соответствующие документы и (или) информацию, в составе и порядке, установленном нормативным актом Банка России.
10. Действие настоящего внутреннего стандарта
10.1. Настоящий внутренний стандарт вступает в действие после его утверждения Советом директоров Организации по истечении 10 (десяти) рабочих дней с даты опубликования на официальном сайте Организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
10.2. Изменения и дополнения к настоящему внутреннему стандарту вводятся в действие в соответствии с порядком, указанным в пункте 1 настоящего раздела.